你有没有想过一个完美的数字管理系统是什么样子的？
这个系统可以准确地告诉你生活中的每条信息（每份文档、文件、笔记、议程、大纲和各种研究成果）应该放在哪里，以及在需要的时候从哪里能够准确、快速地找到它们。
它要非常容易设置、容易维护。毕竟，只有最简单、最轻松的习惯才能最长久。
而且它既要能灵活适应生活中多种多样的需求，又要能够在任何存在信息的地方使用它，例如自己的电脑里、云存储平台（百度网盘、阿里云盘等），或数字笔记应用APP（印象笔记、网易云笔记等）。
但最重要的是，理想的数字管理系统应该能够直接为你的工作和生活带来切实的好处。并且能够极大地提高项目完成的效率，促进重要目标的实现。
换句话说，这是一个随时可操作的系统。
它不会在你的道路上设置更多障碍，推迟会产生影响的行动，而是会让这些行动更接近，让它们更容易开始和完成。
经过十多年的个人实验、教授数千名学生并指导世界一流的专业人士，我开发了这样一个系统。
它被称为P.A.R.A.：一个简单、全面但极其灵活的系统，用于任何跨平台、跨领域、能够管理任何形式的数字信息。
我向你保证，它不仅会给你的生活带来新的秩序，还会为你配备一套工具，让你能够熟练地掌握信息流，从而实现你想要实现的任何目标。
四个类别，涵盖你的整个生活
PARA系统基于一个简单的观察：只有四个类别，但这会涵盖你生活中的所有信息。
1、项目（Project）
你有一些正在积极开展的项目：为了实现某个目标而进行的短期努力（工作或生活方面）。例如：
- 完整的网页设计
- 买一台新电脑
- 撰写研究报告
- 翻新浴室
- 完成西班牙语课程
- 设置新的客厅家具
2、领域（Area）
你有自己负责的领域——工作和生活中需要持续关注的重要部分。这些可能包括：
- 工作职责，例如营销、人力资源、产品管理、研发、汇报或工程搭建
- 个人责任，例如健康、财务、孩子、写作、汽车或家庭
3、资源（Resource）
你将获得有关您感兴趣和学习的一系列主题的资源，例如：
- 平面设计
- 个人生产力
- 有机园艺
- 咖啡
- 现代建筑
- 网页设计
- 日语
- 法国文学
- 做笔记
- 呼吸法
- 习惯养成
- 摄影
- 营销资产
4、归档（Archive）
当一切都完成后，需要将其存档，其中包括前三个类别中不再有效的所有内容，但您可能希望保存以供将来参考：
- 你已完成或搁置的项目
- 不再活跃或不再相关的领域
- 你不再感兴趣的资源
就是这样，四个顶级文件夹（项目、领域、资源和归档），每个文件夹都包含少量子文件夹，专门用于你生活中的每个活动项目、责任领域、资源和档案。
你可能很难想象在纷繁复杂的现代人类生活中，可以简化为只有四个类别。当然，你也可能感觉到要处理的事情远远超出了如此简单的系统所能容纳的范围。
但这正是P.A.R.A系统的关键：如果你的组织系统和你的生活一样复杂，那么维护它的成本最终会剥夺你所有的时间和精力。
所以说，组织信息的系统必须非常简单，以便能够释放我们的注意力，而不是占用更多的注意力。这个系统必须释放时间，而不是花费时间。
关键原则：按项目和目标组织信息
我们大多数人都是在学校里学习如何组织信息的。我们被教导要按数学、历史或化学等学科对课堂笔记、讲义和学习材料进行分类。
但后来我们没有意识到，我们在成年后也采取了同样的方法。我们继续根据“营销”、“心理学”、“商业”或“想法”等极其广泛的主题对我们的文档和文件进行分类。
不过这对你的职业生涯毫无意义。在职场中，没有课程、没有考试、没有成绩、没有文凭。没有认会告诉你期末考试要考什么，因为没有“老师”。
无论是在工作中还是在生活中，你所拥有的都是你想要实现的结果。无论是尝试推出新产品、计划家庭度假，还是做出关键决定、在附近寻找日托中心、或是发表新文章、达到季度销售目标。
在忙碌的一天中，当你试图让这些事情发生时，你绝对没有时间翻遍诸如“心理学”这样的庞大类别来找到你需要的信息。
我建议你不要像在学校那样根据广泛的学科来组织信息，而是根据现在致力于的项目和目标来组织信息。这就是“按可操作性进行组织”的含义，我将在本书中反复提及这一概念。
例如，当你坐下来从事图形设计项目时，将需要与该项目相关的所有笔记、文档、资产和其他材料都集中在一处并随时可以使用。
这似乎是水到渠成的，但它与大多数人的做法恰恰相反。他们倾向于将所有相关材料分散在十几个不同的地方，光是找到它们就需要半个小时。
如何确保与每个项目或目标相关的所有材料都集中在一处？只要开始就是这样组织的就行。你可以随时准确地知道所有东西应该放在哪里，以及在哪里可以找到它们。
按项目组织的力量
多年来，我在旧金山湾区担任生产力教练。当时正是科技繁荣的顶峰，来自世界上一些最有影响力的公司的高级专业人士正在寻找他们的业绩优势。
我在南旧金山一家著名生物技术公司的一个俯瞰海湾的美丽校园里指导了几位高管。我记得在一个美丽的春日，我正在等待我的下一位客户：一位负责开发几种新的救生药物的高级总监。
他一到，我们的辅导课程就像其他课程一样开始了，我问了一个简单的问题：“你有项目清单吗？”
当作为生产力教练与客户合作时，我总是会要求他们的第一件事就是向我展示他们的项目清单。我需要它来了解他们所做的工作、当前的工作量以及他们正在努力推进的优先事项和成果。
他说：“当然！” 并且，在凭记忆记写下一个快速列表（第一个警告标志）后，递给我一个如下的列表：
你看到问题了吗？ 再仔细看看。
根据我们之前的定义，此列表中没有一项是项目。“战略规划”会永远结束吗？是否有某个时候，您可以从清单中永久划掉“假期”？希望不是！
事实上，这个清单上的每一项都是一个责任范围。这可能看起来像语义，但事实并非如此。我了解到，无论您多么聪明或多么有动力，在将您的职责范围分解为具体项目之前，有两件关键的事情是您无法完成的。
1、你无法真正知道你的承诺的范围
我从人们那里听到的最常见的抱怨之一是他们“没有带宽”。我很同情——有多少时间你会感觉自己的事情太多了？
但只要你通过区域的视角来看待你的工作，你就永远不会完全知道你的盘子里到底有多少。看看上面的列表，“招聘”代表了多少工作量？范围可以是从每6个月雇佣一次兼职到本季度填补50个职位。
根本无法一眼就知道，而且这种不确定性会表现为每个领域都感觉比实际情况更加繁重。
想象一下，如果你确定了招聘中的每个项目，并每天将该列表放在您面前。知道还有多少事情要做以及下一步应该做什么不是更容易吗？例如：
2、你无法将当前的努力与长期目标联系起来
知识工作最具挑战性（但也最有价值）的方面之一是它需要我们的创造力。如果没有动力感，创造力就无法真正持续。如果你精疲力尽、士气低落，你就无法继续尽你最好的思考并贡献你最好的想法。
我们的动力取决于什么？主要是，不断取得进步。如果我们知道它在某个地方领先，我们可以在短期内承受相当大的压力和挫折。
这就引出了我们的第二个问题：如果没有单个项目的列表，您就无法将当前的努力与长期目标联系起来。
再看看上面的列表。上面的任何项目都不会结束或改变——这就是责任范围的定义，它会无限期地持续下去。现在想象一下，周复一周、月复一月、甚至年复一年地醒来，面对完全相同的永无休止的责任清单，会产生怎样的心理影响。无论你多么努力，无尽的地平线似乎永远不会靠近。
老实说，如果我尝试的话，我无法设计出更好的方法来扼杀你的动力。
当你将职责分解为小项目时，就可以确保项目清单不断更新。这种更替创造了一种定期胜利的节奏，每次成功完成一个项目时你都可以庆祝。想象一下，如果将广泛的“活动”领域分解为正在举办的每个单独活动，你会感到多么有动力和成就感：
无论你的职责有多广泛，始终可以将其分解为较小的项目。如果你想知道自己是否确实在实现目标方面取得了进展，那么必须这样做。
为你想要的生活做好准备
使用 PARA 不仅仅是创建一堆文件夹来存放东西。
它是关于确定工作和生活的结构：致力于什么、想要改变什么、想去哪里。它支持并塑造你想要的未来生活方式。
我们经常所谓的“组织”本质上是变相的拖延。我们告诉自己正在“做好准备”或“正在进行研究”，假装它正在取得进展。事实上，我们正在寻找任何可以打磨或整理的小东西，以避免不得不面对我们害怕的任务。
PARA打破了这个状态，为我们提供了一种组织任何事物的方法，这种方法非常简单，没有任何借口，除了下一个重要步骤之外没有什么可做的。这是一种简约的方式，可以为你的环境添加足够的秩序，让你能够清晰地前进，并且不会给你增加额外的压力。
在业界，还有其他更复杂、精密和专业的信息组织方式，但PARA是唯一经得起时间考验的方式，因为它为你提供的时间比实际需要的时间要多。
